Nos vídeos anteriores classificamos nossos clientes e explicamos quais são os indicadores importantes para realizar um acompanhamento no escritório de contabilidade.

Agora temos que pegar toda essa informação e garantir que ela seja acompanhada. E para realizar esse acompanhamento sugerimos que sejam separados em 3 níveis:

Operacional: Acompanhamento diário das entregas.

As entregas contábeis geram uma serie de obrigações legais, que possuem prazos, obrigações não legais que também possuem prazos.

Um prazo é Estabelecido pelo Governo e outro estabelecido pelo cliente.

É muito importante um olhar diário para essas entregas, no máximo semanal em que você, gestor ou diretor do escritório de contabilidade,  precisa verificar dia a dia, momento a momento se as obrigações estão sendo entregues, e se estão sendo entregues no prazo.

As obrigações estão ligadas a operação, e esse indicador ou acompanhamento deve ter essencialmente agentes operacionais na realização. Agora que você consegue acompanhar as entregas do dia a dia, e caso haja alguma problema, você terá tempo para intervir.

Gerencial:

Nesse nível é importante olhar em cada departamento como um  todo, entender se as entregas estão sendo feitas, se o acompanhamento esta sendo realizado, se os clientes estão satisfeitos.

Recomendamos  que esse acompanhamento seja feito quinzenalmente, a cada quinzena, o coordenador, o gerente ou encarregado irá validar os números, entender o que esta acontecendo, mapear as dificuldades, e de fato ter certeza que as entregas estão sendo feitas

Estratégico:

No nível estratégico precisamos entender o todo, todos os números do escritório, entender se as ações propostas estão surtindo efeito, entender se a nossa entrega esta com resultado desejado, entender se o colaboradora esta conseguindo evoluir e aumentar a sua performance e, neste caso sugerimos que as reuniões sejam mensais, com o corpo diretivo e gerencial, e que os desdobramentos desses acompanhamentos mensais sejam levados para a equipe por meio da liderança.  Dessa forma  garantimos que o nosso dia a dia seja bem realizado, que tenhamos uma visão do todo em relação das entregas operacionais, e que a gente tenha uma visualização ainda maior mensalmente com gerentes, diretores, para que gente de fato olhe para o resultado e construa as ações.

Uma visita recente a um cliente, ele me falou uma frase que faz muito sentindo pra mim.

Ele disse, aqui no meu escritório a gente só faz atestado de óbito, a gente nunca faz um diagnostico

Como material complementar desse passo, assista a Live onde Vicente Sevilha e Bruno Silvestre exemplificam todos os itens que estamos abordando nesse artigo.

 

A estruturação desse acompanhamento vai garantir que ou no dia ou muito próximo do dia, a gente consiga identificar problemas e tenha tempo especialmente para intervir e criar ações ou contra medidas para que o problema não exploda lá na frente.

Então a estrutura de acompanhamento é muito importante porque ela vai olhar para o resultado que estamos tendo, e especialmente vai construir as ações que vão de fato aumentar a nossa performance.

Mais quando eu falo de ação, vamos deixar esse assunto para o próximo vídeo.

Eu convido a você a não deixar de ver o próximo vídeo, ele é o vídeo mais importante dessa série.

Abordaremos uma série de ações que vão impactar em toda nossa estrutura operacional e que essa construção que fizemos no passo 1, 2 e 3 vai ser fundamental para nossa assertividade.