W. Edwards Deming na década de 50 disse a frase: ”Quem não mede, não gerencia”.

 

Passados quase 70 anos, arrisco dizer, que a frase nunca fez tanto sentido no mercado empresarial. O acirramento da competição e a tecnologia trouxeram uma nova ordem de posicionamento. E de forma definitiva possuir um bom produto ou serviço já não é uma premissa para o sucesso das empresas.

Se trouxermos essa discussão para o mercado contábil, percebemos que a frase da metade do século passado está mais atual do que nunca. Por muitos anos a contabilidade cobrou preços altos para processar a contabilidade e obteve boas margens. No entanto nos últimos anos (em especial os 05 últimos) o preço do honorário médio vem caindo e a contabilidade precisa, como nunca, aumentar seu desempenho operacional e adequar seus custos para conseguir ser competitiva.

Como dito anteriormente, para os escritórios contábeis conseguirem o tão desejado ganho de performance operacional, são necessários 04 passos.

• Compreender as características e necessidades de seu cliente;
• Mensurar todos os resultados de sua operação (de forma global e individual);
• Criar uma estrutura de acompanhamento e metas focadas nas necessidades dos clientes e melhoria de resultados;
• Definir ciclos de melhorias (projetos);

Já falamos da primeira etapa em outro texto. Recomendo que caso não tenha visto leia antes de continuar com essa leitura. Nesse texto, vamos falar um pouco do item 2. Mensurar os resultados operacionais e conhecer o desempenho da operação é uma ação importante para a transformação.

Nas centenas de escritórios em que já visitamos percebemos que os controles ou acompanhamentos estão muito atrelados as entregas das obrigações. De alguma forma percebemos que a contabilidade “se contenta” em garantir o envio das suas guias, folhas e declarações nos prazos legais.

Dessa maneira ela não possui indicadores em que possa mensurar de fato os resultados. Conhecer os desempenhos por setor, por operador e acaba tomando a maior parte das suas decisões baseadas no feeling e empirismo das lideranças.

Não é incomum a contabilidade contratar um serviço, ou um software por exemplo sem saber de fato o que ela espera da melhoria dos resultados. O dono da empresa contábil sente que aquela aquisição pode melhorar sua operação. Mas de fato não sabe o tamanho da melhoria. Assim, vou usar outro pensador, nesse caso Lewis Carrol. Ele disse “Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. Traduzindo para o universo contábil. Se você não conhece seus resultados e seu desempenho qualquer melhoria vai servir, mas de fato nunca terá certeza se é o melhor caminho.

De forma prática, os indicadores da operação contábil precisão atender duas dimensões. A quantidade de entregas realizadas pelos setores e colaboradores e como o uso da tecnologia tem influenciado esse processo. Para facilitar o entendimento iremos falar separadamente dos 03 setores do escritório: Fiscal, pessoal e contábil.

Fiscal

Indicadores de entrega: Total de entregas por colaborador.

É comum que escritório de contabilidade dividam as atividades por carteiras. E colaboradores ou grupos de colaboradores fiquem responsáveis pelas entregas de um grupo de clientes. Nesse caso saber exatamente a quantidade de entregas de cada colaborador vai facilitar o entendimento da performance e evidenciar prováveis desequilíbrio na carteira do ponto de vista de volume de atividade.

Indicadores de tecnologia: Compreender o nível de importação das atividades contábeis é fundamental. De fato, quanto mais tecnologia empregada maior será a capacidade de entrega individual. Verificar empresas que ainda causam digitação é um ponto importante para o ganho de performance.

Pessoal

Indicadores de entrega: Quantidade de vidas processadas por colaborador é o número importante para balizar o volume de entregas. Buscar um equilíbrio entre número de empresas e vidas é o desafio operacional desse setor.

Indicadores de tecnologia: Quando se fala em tecnologia o departamento pessoal é quem tem as tecnologias mais desenvolvidas. Dito isso, quando olhamos para esse aspecto precisamos entender se ainda existem atividades como admissão, rescisão, férias, ponto que são realizadas de forma manual e mensurar quais os clientes ainda precisam implantar essas automações.

Contábil

No departamento contábil a coisa muda de figura. Como os prazos legais não são tão rígidos, para as entregas desse setor consideramos os seguintes indicadores:

Indicadores de entrega: Número de balancetes entregues; Numero de competências fechadas; número de lançamentos por colaborador. Esse conjunto de informações irá revelar uma boa informação sobre o desempenho individual.

Indicadores de tecnologia: No contábil as movimentações financeiras são o maior desafio. Integração de extratos e relatórios de contas a pagar e receber são os dados a serem avaliados em relação a atuação com os clientes.

Por fim. Já classificamos os clientes e montamos os indicadores. Agora temos dados suficientes para criar uma estrutura de acompanhamento que permita entender quais os processos e atividades que precisam de maior atenção e criar um conjunto de ações focada no ganho de performance. Esses dois assuntos trataremos em outro texto.