Quando falamos de ações que influenciam o nosso resultado, podemos dividir em 2 níveis.
- O primeiro nível é nosso olhar operacional, é olhar para dentro da operação e entender quais são os aspectos operacionais que podem se transformar para aumentar a performance
- O segundo nível esta relacionado ao olhar para o cliente, e nesse ponto nos vamos entender como a interação entre contabilidade e cliente pode influenciar o resultado.
A maior parte dos softwares operacionais já possui uma série de automações possíveis de serem realizadas sem precisar acionar o cliente, e nessa lista entram: importação de XML, realização automática da folha, apuração do ponto, admissões, rescisões, envio de informações para o cliente, baixas automáticas de tarefas. Essas são uma série de ações que já estão disponíveis no seu escritório de contabilidade.
É muito importante você entender quais são os clientes que possuem maior volume, que possuem maior necessidade de aproximação da contabilidade e tratar internamente esses processos de automação, exemplos claros:
Se no departamento fiscal você tem algum cliente que envia nota fiscal física, não faz integração do XML, você tem que buscar maneiras de conseguir essa automação.
Departamento pessoal:
você tem informações que o cliente envia por e-mail, por whatsapp, como admissão ou rescisão. É importante criar uma estrutura para diminuir a sua digitação
Departamento contábil
você vai pensar um pouco na documentação.
Para aumentar a performance, o primeiro ponto é potencializar o uso da tecnologia. Para potencializar o uso da tecnologia precisamos entender exatamente quais são os nossos clientes mais ou menos complexos e montar estrutura de ações que vão ter maior impacto na nossa estrutura operacional.
Vejo de forma muito recorrente os escritórios de contabilidade brigando para gerar uma automação para clientes que geram duas ou três notas, que geram duas ou três admissões. Priorizar é o foco do ganho de desempenho. É necessário olhar para operação e entender os clientes que possuem maior volume e a partir desse entendimento montar estrutura de ações que aumentem ou que diminuam a digitação relacionada a esses clientes.
Isto feito, vamos olhar para fora e identificar quais são nossos clientes que tem maior volume, maior quantidade de bancos e a partir disso criar estruturas de aproximação para que a gente aumente a nossa integração, sobretudo nas informações financeiras que vão impactar o departamento contábil.
Todo cliente tem um software, uma planilha ou gerencia de alguma forma a informação financeira dele. E importante, novamente, priorizar os clientes com maior volume e trabalhar esses clientes, a integração por OFX é muito eficiente nos softwares, a importação de dados por planilha reduzem de forma importante a quantidade de digitação nos sistemas.
No nível 2, vamos olhar para nossos clientes que possuem estruturas financeiras mais organizadas e buscar interação e para que a gente consiga extrair a informação com maior qualidade e gerar informação interna com maior velocidade, isso também vai influencia a sua performance.
Alguns pontos de atenção:
O Cliente da contabilidade não é seu inimigo, ele não esta lá sentando na cadeira pensando em como vai complicar a vida da contabilidade. Mas para que você consiga que ele te entregue informações mais rápidas, mais automatizadas e organizadas você precisa entregar uma contrapartida e nesse ponto pensar em agregar valor para nossos clientes fazem muito sentido.
Exemplificando um caso de um cliente na área de departamento pessoal :
“Cliente A” tinha uma dificuldade muito grande em enviar as informações de admissão, rescisão, férias por meio de sistemas, até o ponto dele era é muito complicado. A gente abordou esse cliente e a resposta que tivemos foi: eu trabalho assim e vou continuar a fazer assim, eu pago vocês para isso.
Imagino que vocês já devem ter escutado isso dos seus clientes.
O que fizemos: como é um escritório de contabilidade com muitos colaboradores, Fizemos uma analise de horas extras e apresentamos a analise. O cliente ficou interessado e disse que as informações eram relevantes e solicitou as informações de horas extras mensalmente.
Nessa hora o que falamos foi, cliente vamos te mandar as informações junto com a folha todos os meses, mas para que eu consiga fazer isso, precisamos que você preencha o sistema, as suas admissões e rescisões não podem ser por e-mail ou por telefone, a sua estrutura de ponto precisa estar melhor organizada, para que eu consigo agilizar o meu processo e consiga gerar valor pra você.
Desta forma a Sevilha Gestão Contábil conseguiu implantar a ferramenta que estava difícil e gerar uma produtividade importante no departamento pessoal.
As ações precisam de: O Escritório de Contabilidade precisa aumentar o uso de tecnologia, e quando isso é feito é percebido um aumento de desempenho, o cliente precisa de perceber valor nessa construção. E quando você consegue juntar esses 3 níveis de fato você vai conseguir aumentar sua performance.